Spis treści
Spis treści
- Definicja i znaczenie cyfryzacji
- Cyfryzacja urzędów
- Cyfryzacja zakładania firm
- Cyfryzacja w przedsiębiorstwach
Cyfryzacja oznacza szerokie wprowadzenie technologii cyfrowych do różnych aspektów życia i działalności. Obejmuje dostęp do usług online, modernizację urzędów oraz cyfryzację procesów w firmach. W odróżnieniu od digitalizacji, która polega na przekształcaniu danych analogowych w cyfrowe, cyfryzacja obejmuje całościową transformację infrastruktury i różnych procesów.
Czym jest cyfryzacja?
Żyjemy w świecie cyfrowym. Był tworzony na naszych oczach i nadal się tworzy. Coraz większej liczbie codziennych czynności towarzyszy cyfryzacja albo można je wykonać tylko w świecie cyfrowym. Na co dzień nie dostrzegamy, jak to zmienia nasze życie. Trzeba sobie przypomnieć, jak było 10, 20 lat temu.
Co to jest cyfryzacja? Słownik Języka Polskiego PWN zamieszcza następującą definicję cyfryzacji „rozpowszechnianie i popularyzowanie techniki cyfrowej oraz wprowadzanie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej”.
Bardziej opisowo, jest to upowszechnianie dostępu do szybkiego internetu. Skoro już jest dostęp, to konieczne staje się udostepnienie różnych usług online przez urzędy, firmy i inne instytucje. Pozostaje wtedy jeszcze poszerzanie kompetencji cyfrowych społeczeństwa, tak aby obywatele umieli korzystać z udostępnionych funkcjonalności.
Zazwyczaj pojęcie cyfryzacji utożsamiamy z pojęciem digitalizacji. Tymczasem digitalizacja a cyfryzacja to są jednak inne procesy. Można powiedzieć, że digitalizacja może być wstępem do procesu cyfryzacji. Bowiem digitalizacja oznacza przekształcanie zasobów analogowych w cyfrowe. W przypadku książki oznacza to zeskanowanie jej, a następnie takie przetworzenie otrzymanego pliku, żeby był on czytelny jako tekst, a nie wyłącznie obraz.
Cyfryzacja urzędów
Cyfryzacja przyczynia się do oszczędności czasu. Taka podstawowa cyfryzacja jest nam znana od prawie 30 lat. Firmy i urzędy państwowe wraz z pojawieniem się internetu postawiły swoje strony internetowe. Nic nie można było za ich pośrednictwem załatwić, bo to była tylko tablica informacyjna. Wiele stron w ten sposób działa do dzisiaj. Ale to już i tak coś. Można sprawdzić godziny urzędowania, adres, telefon do odpowiedniej komórki. Mniejsze jest prawdopodobieństwo odbicia się od drzwi.
Prawdziwa cyfryzacja zaczęła się w Polsce kilkanaście lat temu. Zaczęto udostępniać niektóre usługi cyfrowo. Już nie trzeba z każdym papierkiem lecieć do urzędu. Można dokument wysłać i otrzymać odpowiedź bez ruszania się z domu.
W okolicach przełomu wieków podjęto próby wprowadzenia podpisu elektronicznego. Było to skomplikowane i zrazu nikt nie rozumiał na czym to polega. W tym samym czasie urzędy gmin przestały na miejscu wyrabiać książeczkowe, zielone dowody osobiste. Wytwarzały dokument w formie cyfrowej i wysyłały łączami do Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA do Warszawy. Gotowy fizyczny dowód wracał do gminy i był wydawany obywatelowi. Tak to zresztą działa do dziś.
Kilka lat temu nastąpił przełom i dowód osobisty można było sobie wyrobić nie wychodząc z domu. Wniosek ze zdjęciem można było wysłać online. Niestety w tej kwestii cofnęliśmy się. Od siódmego listopada trzeba udać się osobiście do urzędu, wypełnić papierowy wniosek i przekazać zdjęcie. Doszedł bowiem nowy element biometryczny w dowodzie osobistym. Musi on zawierać odciski palców. Są zapisywane w chipie w formie cyfrowej.
Odciski palców są zapisywane w tym samym chipie, w którym od jakiegoś czasu można zapisać podpis cyfrowy obywatela. Ten element dowodu nie jest obowiązkowy. Z takim e-dowodem można załatwić online sprawy w urzędach nie wychodząc z domu. Do potwierdzenia tożsamości potrzebna jest oprócz komputera komórka z modułem NFC albo czytnik NFC. Przy okazji warto wspomnieć, że e-dowód i dowód w komórce to nie to samo. Przy pomocy e-dowodu powinno się dać załatwić sprawy w administracji centralnej i w ZUS.
Niestety nie wszystkie urzędy są przygotowane do załatwiania spraw obywateli online. Często dowiemy się o tym dopiero przy próbie cyfrowego kontaktu, Mają też różne wymagania, jeśli chodzi o autoryzację.
Urzędy nadal muszą wytwarzać i trzymać wiele dokumentów w formie papierowej, ale i tak cyfryzacja przynosi ogromne oszczędności, papieru, benzyny i czasu a co za tym idzie środowiska.
Zakładanie firm wciąż pozostaje skomplikowanym procesem
Cyfryzacja ułatwia zakładanie firmy, ale nadal jest to w Polsce skomplikowany proces, zwłaszcza dla osoby, która robi to pierwszy raz.
Cyfryzacja a zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej
Zakładanie jednoosobowej działalności jest już możliwe całkowicie cyfrowo. Ale jednak pod warunkiem wstępnego przygotowania do cyfrowej rzeczywistości. Żeby założyć firmę on-line trzeba mieć jeden z następujących instrumentów:
– dowód osobisty z warstwa cyfrową,
– konto bankowe w banku umożliwiającym autoryzację czynności urzędowych,
– profil zaufany.
Żeby uzyskać którekolwiek z tych narzędzi trzeba spotkać się w realu z urzędnikiem. Ale mając je dalej już można załatwić wszystko online
Cyfryzacją a zakładanie spółki z o.o.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie da się założyć online. Większość czynności można wykonać w świecie cyfrowym, ale jeden element wymaga fizycznego spotkania z innym człowiekiem.
Chodzi o akt notarialny powołujący spółkę. Wszyscy uczestnicy spółki muszą go fizyczne podpisać u notariusza. Bez tego spółka nie powstanie.
Cyfryzacja firmy
Przy okazji kilka słów o cyfryzacji działającej firmy. Na początek trzeba prześledzić wszystkie procesy, które mają ulec cyfryzacji i odpowiedzieć sobie na pytanie co to ma nam dać.
Duże korporacje decydując się na cyfryzację zwykle podchodzą do tematu kompleksowo i wdrażają programy obejmujące wszystkie elementy działalności firmy.
Właściciele mniejszych biznesów zazwyczaj decydują się na cyfryzację określonych procesów. Oczekują też szybkiego zwrotu zainwestowanych pieniędzy.
Sensownie przeprowadzona cyfryzacja powinna dać oszczędności i przyspieszyć pewne procesy. Warto jednak pamiętać, że to nie jest coś, co się przeprowadza raz na zawsze. Po wprowadzeniu zmian, trzeba sprawdzić, jak działają procesy i ewentualnie wprowadzić poprawki. I potem znowu sprawdzić, itd.…
