Spis treści
Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia prawne dotyczące stosowania RODO. Stosująca się do nich firma ma mieć pewność, że urząd nie obciąży jej karą czy daniną wyższą, niż wynikająca z objaśnienia prawnego. Ma to dawać przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa prawnego.
Wydane objaśnienia prawne dotyczą tylko jednego aspektu stosowania RODO. Ministerstwo wyjaśnia jak długo firma może przechowywać CV kandydata do pracy i jakie powinny temu towarzyszyć zabezpieczenia. Chodzi tutaj głównie o to by firma nie mogła zostać skutecznie zaskarżona przez osobę, której dane przetwarza. Musi, więc zadbać o to, by nie przechowywać ich dłużej niż jest to uzasadnione. Firma musi też mieć pisemne zezwolenie na przetwarzanie danych osobowych kandydata, a także wypełnić obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych.
W wyjaśnieniach ministerstwa znalazły się trzy sytuacje, w których firma weszła w posiadanie CV kandydata do pracy:
– kandydat przyszedł osobiście i zostawił CV na recepcji mimo braku aktualnych ogłoszeń o poszukiwaniu pracownika,
– kandydat wysłał mail z CV, w którym zaznaczył, że chce być brany pod uwagę w przyszłych rekrutacjach,
– kandydat wysłał mail z CV w odpowiedzi na prowadzoną właśnie rekrutację.
Firma dostaje CV na papierze
Jeśli kandydat do pracy przyniesie osobiście swoje CV osoba odbierająca je musi sprawdzić, czy jest w nim adnotacja o zezwoleniu na przetwarzanie danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji. Jeśli nie ma trzeba kandydata poprosić o sporządzenie takiej notatki. Trzeba też dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO, czyli o podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych. Może to być informacja umieszczona na ladzie recepcji.
Warto też, aby firma na wszelki wypadek zabezpieczyła sobie prawo przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń. Chodzi o na przykład o przypadek, gdy kandydat nie uzyska pracy i będzie uważał się za dyskryminowanego.
Firma dostaje CV mailem
W tym przypadku można uznać, że przesłanie CV jest zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Należy, tak jak w przypadku papierowego CV, dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Należy to zrobić mailem. Warto tez, aby firma na wszelki wypadek zabezpieczyła sobie prawo przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń.
Firma dostaje CV w odpowiedzi na ogłoszoną rekrutację
Od osoby odpowiadającej na ogłoszenie o rekrutacji firma nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ich przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed podpisaniem umowy. Jeśli kandydat nie zostanie przyjęty do pracy firma ma nadal prawo przetwarzać jego dane osobowe w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Jedynym wymogiem jest dopełnienie obowiązku informacyjnego w związku z art. 13 RODO.
Pełną treść ministerialnych objaśnień można znaleźć tutaj.
