Spis treści
Spis treści
- Nowoczesne wyposażenie sal konferencyjnych
- Dostosowanie aranżacji do rodzaju spotkań
- Funkcjonalność dodatkowa – oświetlenie i nagłośnienie
Stylizacja sali konferencyjnej to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim funkcjonalności. Nowoczesne sale powinny być wyposażone w odpowiedni sprzęt audiowizualny, szybkie Wi-Fi oraz elastyczne rozwiązania, które pozwolą na dostosowanie przestrzeni do różnych potrzeb spotkań biznesowych.
Dla kogo sala konferencyjna?
Miejsca spotkań mają dostosowywać się do ludzi a nie odwrotnie. W dzisiejszych czasach jest to osiągalne, bo wybór sprzętów do ich urządzania jest bardzo szeroki. Jeśli sala ma służyć radcom prawnym, członkom zarządu korporacji ubezpieczeniowej czy innej instytucji, której image jest poważny, sala powinna być urządzona tradycyjne. Nie zaszkodzą skórzane fotele a nawet rzeźbione meble. Na ścianie może się pojawić logo firmy.
Gdy mają się tam spotykać kreatywne zespoły marketingowe, start upowcy czy twórcy gier aranżacja sali konferencyjnej, w której będą się dobrze czuli powinna być nieformalna. Mogą to być meble ze skrzynek, pufy czy klocki dające się układać w różne konfiguracje. W tym przypadku ściany mogą być pokryte graffiti z wkomponowanym w nie logo. Dopuszczalne są też inne niestandardowe rozwiązania.
Wyposażenie sali konferencyjnej
Podstawową sprawą we współczesnej sali konferencyjnej jest szybkie Wifi. Prowadzący spotkanie powinien mieć osobny kanał, żeby aktywność w sieci uczestników nie wpływała na przygotowany przez niego materiał.
Konieczny jest oczywiście rzutnik i ekran albo monitor. Wybór między nimi to jest już głównie kwestia ceny a nie wielkości, bo monitory błyskawicznie rosną.
Do tego konieczne jest dobre nagłośnienie. Czyli mikrofony, które nie będą się sprzęgały z głośnikami. Głośniki z kolei mają dostarczać zrozumiały dźwięk do najdalszych krańców sali.
Jeśli uczestnicy mają zabierać głos w dyskusji, potrzebne będą dodatkowe mikrofony bezprzewodowe. Zwykle oprócz mikrofonu dla prowadzącego wystarczą dwa dodatkowe podawane na zmianę kolejnym osobom zabierającym głos.
Innym rozwiązaniem sprawdzającym się na przykład od wielu lat w polskim sejmie jest system składający się z kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu mikrofonów z głośniczkami. Pozwala to zabierać głos i być słyszaną każdej osobie na sali.
Aranżacja sali konferencyjnej – dodatkowe funkcje
W sali konferencyjnej ważne jest oświetlenie. Powinna być możliwość przyciemniania i wygaszania światła w różnych rejonach pomieszczenia. Centralne miejsce, skąd mówi prowadzący może mieć dodatkowe oświetlenie reflektorami. Okna powinny być dokładnie i szybko zasłaniane. Najlepiej automatycznie.
Obok sali konferencyjnej powinno znaleźć się miejsce na urządzenie tymczasowej recepcji dla uczestników, W przerwie spotkania można tam postawić stoliki bankietowe i zaprosić gości na kawę.
Czasami firma może mieć potrzebę wyjścia z przekazem na zewnątrz. Teraz prawie wszystkie media chcą mieć nagranie wideo. Żeby obraz dobrze wyszedł konieczne jest odpowiednie tło. Tę rolę może spełniać odpowiednio przygotowana jedna ze ścian sali konferencyjnej. Można na niej zaaranżować coś w rodzaju ścianki, na której dają się fotografować celebryci.
Jeśli już firma decyduje się na wynajem sali konferencyjnej warto urządzić to miejsce tak, żeby było elastyczne i mogło spełniać różne funkcje przez dłuższy czas.
