Spis treści
Prowadzenie firmy wiąże się nierozerwalnie z ryzykiem, że któryś z pracowników, czy współpracowników będzie chciał coś na boku sobie załatwić, albo ułatwić pracę kosztem firmy. Nie można też z góry wykluczyć ordynarnego łapówkarstwa i kradzieży.
Wielu właścicieli niewielkich firm stosuje ręczne sterowanie. Siedzą w pracy cały czas. Liczą na to, że przy takim nadzorze mają pełną wiedzę o tym, co robią pracownicy. W naprawdę małych firmach może się to sprawdzać, ale w średniej wielkości już nie. Tu zaczynają być konieczne procedury. Dlaczego zatem nie są powszechnie stosowane?
U właścicieli czy szefów firm często występuje naturalny mechanizm wypierania ewentualnego problemu: „nasi ludzie nie popełniają nadużyć”, „u nas nigdy się to nie zdarzy”, „kontrolujemy kluczowe obszary”, „jeśli coś się wydarzy to na pewno szybko to odkryjemy”, „straty nie powinny być duże” – to niektóre argumenty przeciw wprowadzaniu w firmie kodeksu etyki i naprawdę skutecznego systemu wykrywania nadużyć.
Prowadzenie firmy – kodeks etyki
No właśnie, kodeks etyki. To jest to, od czego trzeba zacząć porządki. Pracownicy muszą wiedzieć, co jest dozwolone, a co nie. Zwykła kradzież jest rzeczą oczywistą i każdy wie, o co chodzi. Ale już łapówka niekonieczne jest łatwa do zdefiniowania. Czy dany prezent jest już łapówką, czy jeszcze tylko drobiazgiem? Jak postępować w kontaktach ze kontrahentami z innych kultur? Bo na przykład na Bliskim Wschodzie, coś, co u nas jest łapówką może być uznane za zwyczajowy drobny prezent. W takim przypadku, żeby nie obrażać zagranicznego kontrahenta odmową przyjęcia prezentu można wprowadzić obowiązek zgłaszania upominków.
Problemy mogą się pojawić przy zakupach dla firmy czy zlecaniu serwisowania. Czym mają się kierować podpisujący umowy pracownicy? Ceną, czy innymi kryteriami. Czy przy każdym zamówieniu mają sondować rynek, czy mogą rutynowo zamawiać w tym samym miejscu?
Wszystkie sytuacje, które mogą budzić moralne rozterki powinny zostać opisane i uporządkowane w kodeksie.
Kolejny krok to zapoznanie pracowników z kodeksem etyki. Może to być obowiązkowe szkolenie zakończone złożeniem podpisu pod dokumentem. Pracownicy mogą zatwierdzać w sieci fakt zapoznania się z dokumentem. Ważne żeby każdy pracownik potwierdził, że zna zasady obowiązujące w firmie.
Prowadzenie firmy – whistleblowing
Nikt nie zna lepiej firmy i występujących w niej nieprawidłowości jak pracownicy. Tylko, że z tego faktu niewiele albo nic nie wynika dla właściciela, jeśli nie ma systemu przekazywania informacji. Bo nikt się nie będzie narażał szefowi, o którym wie, że robi na boku lewe interesy. Właściciel firmy, czy najwyższy szef dowie się o lewiźnie tylko wtedy, gdy pracownik będzie miał zapewnioną anonimowość.
O tym jak powinien działać system whistleblowingu napiszemy niebawem.
