Wirtualne biuro Biznes Spot podpowiada rozwiązania na czas kryzysu

Praktycznie każda firma znalazła się w większych bądź mniejszych kłopotach w związku z pandemią koronawirusa. Otwieramy więc cykl praktycznych porad do wykorzystania w czasach pandemii i po niej. Wirtualne biuro radzi na początek rozważyć budżetowanie od podstaw.

Wirtualne biuro: przyjrzyj się wszystkim kosztom

Zero-based budgeting czyli budżetowanie od podstaw jest znanym narzędziem managerów i finansistów. Jest dobrym rozwiązaniem szczególnie wtedy, gdy znacząco zmieniają się warunki funkcjonowania firmy, jej otoczenie biznesowe. Tak się dzieje na przykład w czasach kryzysu.
W obliczu sytuacji związanej z COVID-19 firmy powinny wziąć pod uwagę ideę budżetowania od podstaw. W różnych branżach sytuacja wygląda zupełnie inaczej, ale weźmy pod uwagę choćby najprostsze przykłady z życia. We wszystkich miejscach gdzie przebywają ludzie stały się konieczne pojemniki z płynem antywirusowym. To dodatkowy koszt dla przedsiębiorców. Niektóre koszty za to odpadły, jak choćby organizacja spotkań i konferencji, skoro teraz spotykamy się zdalnie.
Przyjęcie zasady budżetowania od podstaw nie tylko pozwala wyeliminować niepotrzebne koszty, ale też zidentyfikować nieprawidłowości w istniejących procesach. Pewne rzeczy bowiem działają w firmie w ten sposób, bo tak było od zawsze. I nikt się nie zastanawia planując kolejny budżet co właściwie robi pan Zbyszek skoro jego dawne zadania przejął program komputerowy.

Wirtualne biuro: to nie cięcie na oślep

Mówiąc najprościej budżetowanie od podstaw polega na tym, żeby nie przepisywać, żadnych kosztów z poprzedniego okresu. Przyjmujemy, że firma zaczyna działać właśnie teraz, i że to jest jej pierwszy budżet. Pozwala to na przyjrzenie się każdej złotówce oraz na budowanie kultury zarządzania kosztami przez pracowników.
Firmy często unikają takiej metody budżetowania bo panuje przeświadczenie, że służy ona wyłącznie cięciu kosztów. Często na oślep. Otóż nie. Budżetowanie od podstaw polega na tym, że każdy koszt zanim zostanie zapisany, musi mieć swoje uzasadnienie. Dopiero gdy brak jest takiego uzasadnienia pozycja nie wchodzi do budżetu.

Stosując polecaną przez wirtualne biuro metodę możesz wykryć nadużycia

Właścicielom niewielkich firm, które są głównymi klientami wirtualnego biura, czy biura serwisowanego często się wydaje, że znają swoją firmę od podszewki. Uważają, że nic się przed nimi nie ukryje, żaden z pracowników i współpracowników nie dopuszcza się żadnych nieprawidłowości. A tymczasem nie musi to być wcale prawda. Opracowywanie budżetu od zera może pozwolić wykryć nieprawidłowości w pozornie idealnym mechanizmie.
Jeżeli porównuje się rzeczywiście poniesione koszty z kosztami przewidzianymi w budżecie niczego się nie wykryje. Jeżeli jednak zbada się dokładnie poniesione koszty i przeanalizuje ich zasadność mogą wyjść nieprawidłowości. cześć kosztów może nie mieć uzasadnienia i jest wynikiem zupełnie nierynkowych praktyk pracownika. Można tak wykryć korupcję i inne układy.
Dzięki budżetowaniu od zera możemy też wykryć, że dostawca, z którego usług korzystamy od lat wcale nie jest najlepszy i najtańszy. Takie budżetowanie w zasadzie nie ma istotnych ograniczeń. Można je stosować w zakupach codziennie używanych materiałów jak też przy planowaniu akcji marketingowych czy inwestycji.
Budżetowanie od podstaw zostało zasadniczo wymyślone dla dużych organizacji. Tam możliwości powstania nieprawidłowości są większe, bo wśród dużej liczby pracowników łatwiej może się znaleźć nieuczciwy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować je w małej firmie, która wynajmuje biuro serwisowane albo jej adresem jest wirtualne biuro.